Aide au dépôt d'archives communales définitives aux Archives départementales

Objectif

Soutenir financièrement les communes de moins de 2000 habitants faisant appel à un prestataire pour traiter leur fonds d'archives communales et qui prévoient le dépôt de leurs archives définitives aux Archives départementales, de manière à ce que celui-ci soit conforme à l'état de l'art.

Objet

Les communes, en tant que collectivités territoriales, sont propriétaires de leurs archives ; elles en assurent la gestion, la conservation et la valorisation.
Celles qui comptent moins de 2000 habitants sont tenues par la loi (Code du patrimoine) de déposer aux Archives départementales leurs archives définitives sous conditions de date (état civil de plus de 120 ans, autres documents de plus de 50 ans).
Quand elles ne disposent pas des compétences nécessaires pour classer et traiter leurs archives, elles peuvent faire appel à un prestataire, sous le contrôle scientifique et technique de l'Etat. Cette prestation peut comprendre la préparation et la réalisation du dépôt aux Archives départementales.

Bénéficiaire(s)

Cette aide est destinée aux communes du Puy-de-Dôme de moins de 2000 habitants faisant appel. sous le contrôle scientifique et technique du Préfet du Puy-de-Dôme, à un prestataire pour le traitement de leur fonds d'archives communales incluant la préparation et la réalisation, conformément à l'état de l'art (description, cotation, traçabilité), du dépôt aux Archives départementales des documents d'archives définitives tels que prévus par le Code du patrimoine (état civil de plus de 120 ans, autres documents de plus de 50 ans).
Une même commune ne peut se voir attribuer une aide si elle en a déjà bénéficié il y a moins de 10 ans.

 

 

Montant de l'aide

Le montant de l'aide est forfaitairement fixé à 500 € par commune, représentant un maximum de 20 % du montant total TTC de l'opération.
L'aide est accordée dans la limite des crédits réservés, chaque année au budget départemental pour cette intervention.

Modalités

1. Modalités :
   - La demande de subvention s'effectue en ligne sur le site : www.puy-de-dome.fr,
   - Les dossiers de demandes doivent parvenir avant le 15 octobre de l'année précédant l'intervention projetée,
   - Les dossiers sont examinés une fois par an par les élus de la commission thématique compétente. Les demandes arrivées hors délai ne seront pas traitées.
    
2. Composition du dossier / La demande en ligne doit comprendre :
   - Une lettre de demande de subvention adressée au Président du Conseil départemental 
   à l'adresse suivante :
   Hôtel du Département Direction des Archives départementales - 24, rue Saint-Esprit - 63033 Clermont-Ferrand Cedex 1
   - Le cahier des charges visé par le maire et le prestataire,
   - L'avis du Préfet du Puy-de-Dôme sur la proposition technique du prestataire, rendu dans le cadre du contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives publiques produites dans le département,
   - Le devis détaillé du prestataire mentionnant la préparation du dépôt,
   - La délibération du conseil municipal indiquant le nom du prestataire retenu et le coût TTC de la prestation.
   
   Pièces à fournir pour le versement de la subvention :
   - Le récapitulatif des dépenses payées, visé par la Trésorerie,
   - Le bordereau de dépôt visé par le directeur des Archives départementales.

Le Conseil départemental se réserve le droit, si nécessaire, de demander tout complément d'information.

Fiche